Administrasjonsassistent CV og søknad | Tips, maler og eksempler

Dette er derfor en type jobb som krever at du er fleksibel, imøtekommende og alltid klar for å bidra til å løse administrative oppgaver.

Når du søker på stillingen som administrasjonsassistent må alt det vi nevner ovenfor, samt andre elementer, komme frem i din CV. Du tenker muligens nå at det ikke blir så enkelt, men med vår hjelp får du alt sammen på plass på en god måte.

I denne guiden veileder vi gjennom alle avsnitt som må på plass i en CV for administrasjonsassistent på en lettfattelig måte. Vi viser deg CV-eksempler og CV-maler som vil være til uvurderlig hjelp på veien. Etterpå trenger bare huske søknadsfrist og å trykke send.

Tips og veiledning for å skrive CV for administrasjonsassistent

I likhet med andre administrative stillinger, er konkurransen stor for denne type administrasjonsstilling. Ved hjelp av en velskrevet CV skaffer du stor oppmerksomhet rettet mot dine ferdigheter, kvalifikasjoner og oppnådde presentasjoner på en suveren måte. For at akkurat du skal være en sterk kandidat trenger du en solid CV som faller i den rette bunken. Søknaden din må være interessant nok for arbeidsgiver og fortelle akkurat det som leseren er jakter etter i sine ansatte.

Er det en ledig stilling hos en større bedrift, må du også være oppmerksom på det velkjente ATS-systemet, Automatic Tracking System. Store bedrifter bruker et datasystem som leter ord og begreper, og du må inkludere disse i din søknad. Får du ikke de rette ordene med, vil trolig din CV raskt bli skrotet.

I tillegg må de rette avsnittene være med på din CV, og en CV-mal vil hjelpe deg langt på vei for å oppnå dette i din søknad. Bruker du en CV-mal vil søknad fremstå som profesjonell, samtidig som all informasjon som er påkrevd er tatt med.

I en CV for administrasjonsassistent skal du ha med følgende avsnitt:

• Avsnitt med overskrift og personopplysninger
• Avsnitt med arbeidserfaring
• Avsnitt med utdanning
• Avsnitt med ferdigheter
• Avsnitt med faglig sammendrag eller karrieremål
• Ekstra avsnitt som er relevante og forteller for eksempel om dataferdigheter, språk og interesser.

🎁Administrasjonsassistenter kan skape en suveren CV ved å bruke følgende personlige råd:

• Vis frem dine organisatoriske ferdigheter og gi informasjon om erfaringer med å oppdaterer kalendere, føre opp avtaler og holde god oversikt over viktige papirer.
• Fremhev kommunikasjonsferdighetene dine ved å gi erfaringer om hvordan du har samhandlet effektivt med tidligere kunder, kolleger og ledere.
• Nevn din erfaring med programvare som Microsoft Office og Google Suite. Legg vekt på ferdighetene dine med disse programmene eller andre programmer relatert til jobbprofilen din.
• Inkluder eventuelle relaterte sertifiseringer eller kurs innen administrative oppgaver, som for eksempel spesialisering innen Microsoft Office.

Skap god struktur og få med alle avsnitt i din CV

Følgende avsnitt skal være med din CV som administrasjonsassistent:

• Avsnitt med overskrift
• Avsnitt med arbeidserfaring
• Avsnitt med utdanning
• Avsnitt med ferdigheter
• Avsnitt med faglig sammendrag eller karrieremål
• Du kan også legge til flere avsnitt for å fortelle om blant annet språkferdigheter, interesser, digitale ferdigheter.

Formatet på en CV skal være enkelt. Din arbeidserfaring, utdanning, kvalifikasjoner og administrative ferdigheter må alle vises frem under egne avsnitt i CV-en.

Bruk følgende retningslinjene for å optimalisere din CV med rett format og struktur:

• Velg en formell skrifttype som Times New Roman, Arial, Calibri eller Calibri.
• Bruk punktlister for å gjøre innholdet enklere å lese.
• Dokumentet må følge det samme formatet gjennom hele CV-en.
• Lag separate overskrifter for å skille mellom avsnitt.
• Sørg for at informasjonen på din CV ikke blir på mer enn to sider.

Beste format å bruke på CV for administrasjonsassistent

Kronologisk, funksjonelt og kombinasjon er de tre ulike formatene man kan velge på en CV.

Kronologisk format: Den kronologiske metoden passer for personer som har en lang arbeidshistorikk innen bransjen, fordi den fremhever din profesjonelle stigende karriere. Funksjonelt format: Formatet vektlegger dine ferdigheter og kompetanser fremfor å fokusere på tidligere arbeidsforhold. De som nettopp har byttet karriere eller har begrenset arbeidserfaring bør benytte seg av dette formatet. Kombinasjonsformat: Et hybridformat som henter elementer fra både det kronologiske og det funksjonelle formatet. Det gir mulighet for fokus på både betydelige prestasjoner og relevant arbeidserfaring.

Det beste CV-formatet for administrasjonsassistent er det omvendt kronologiske formatet, da det fokuserer på kandidatens faglige erfaring og lar arbeidsgivere raskt se dine relevante erfaringer og prestasjoner.

Hvordan skrive tittel og kontaktinformasjon?

Navn og kontaktinformasjon bruker man som overskrift, og det er her fokuset til arbeidsgivere først vil gå når de leser en CV.

Du tar derfor med følgende informasjon i overskriften:

• Fullt navn
• Jobbtittel
• Kontakt nummer
• Epostadresse
• Link til LinkedIn-profil

Når du skal skrive inn personopplysninger må du ikke glemme dette:

• Bruk hele navnet ditt.
• Du må alltid opplyse om din nåværende stilling.
• Opplys om et telefonnummer i det aksepterte formatet for Norge.
• Bruk alltid en e-postadresse som er egnet i jobbsammenheng.
• Husk å inkludere din profil på LinkedIn.

La oss se på et eksempel slik at du forstår det bedre:

Før vi går videre til neste avsnitt må du huske på følgende. Overskriften på CV-en for administrasjonsassistenter skal være veldig klar og kort. Den skal inneholde hele navnet, arbeidstittel, kontaktinformasjon og en referanse til en profesjonell arbeidsprofil på nettet.

Sørg for at navnet ditt er synlig og lett å se i overskriften og hold deg unna forvirrende eller unødvendig informasjon.

Et bilde er ofte ikke nødvendig, og heller ikke noe man anbefaler for CV-en til administrasjonsassistenter. Det er heller søkeren sine kvalifikasjoner, ferdigheter og arbeidserfaringer som skal fremheves i CV-en.

Hvordan skrive et sterkt profesjonelt sammendrag på administrasjonsassistenter sin CV?

Denne delen av søknaden føres opp rett etter overskriften som inneholder jobbtittel og kontaktinformasjon. Dette avsnittet gir en kort introduksjon av deg selv til arbeidsgivere og skaper det første inntrykket hos dem.

Derfor er det viktig å skrive et sammendrag som er nøyaktig og fremhever dine prestasjoner, ferdigheter og relevant arbeidserfaring.

Sammendraget over gir en svært nøyaktig og detaljert oversikt over kandidaten. Den fokuserer på ferdigheter og prestasjoner, samt kunnskap om administrativt ansvar søkeren påtar seg. I tillegg opplyses det om hvilke dataferdigheter søkeren allerede behersker og dermed ikke trenger opplæring i.

Det er svært tydelig hvor mangelfull dette sammendraget er, og forskjellen mellom de to eksemplene er dag og natt. Det dårlige eksemplet inneholder heller ikke søkeord som arbeidsgiver har opplyst om.

Søkeord er nemlig noe du må huske på gjennom hele skriveprosessen. Det hjelper ikke å skrive spennende søknader dersom du ikke inkluderer viktige søkeord. Søkeord finner du i stillingsannonsen, og dette er ord arbeidsgiver skriver inn for å skaffe nye ansatte som innehar ferdighetene og kompetansen de vil ha i sine ansatte.

Beskriv din yrkeserfaring som administrativ assistent

Fokuset i din CV bør være rettet mot dette avsnittet. Det er ikke tvil om at søkere som har relevant erfaring vektlegges i større grad. Følg retningslinjene nedenfor for å liste ned din yrkeserfaring:

• Å organisere arbeidserfaringen din kronologisk vil være best, og du starter med den siste jobben din.
• Skriv ned navnet på organisasjonen, stillingstittelen din i det firmaet og hvor lenge du har jobbet der.
• Husk at du må inkludere alle relevante nøkkelord til jobben du søker på. Bruk sterke verb for å beskrive ansvaret og arbeidsoppgaver du hadde.
• Legg vekt på hvordan du kan være den beste kandidaten til jobben.
• Hvis mulig, bruk tall eller statistikk for å vise virkningen av dine administrative arbeidsoppgaver og ansvar.
• Bruk kulepunkter for å fremheve forbedrede resultater og relevante ferdigheter.

Fremhev utdanningsbakgrunnen din som administrativ assistent

Under dette avsnittet må relevante studier innen bransjen vises på gode måter. Det anbefales at du nevner graden din, institusjonen eller universitetet, og året du oppnådde den.

Her er to eksempler du kan se på:

Fra de to eksemplene ovenfor får du et klart bilde av informasjonen som skal inkluderes. Du ser også riktig formatering av denne delen ved å sammenligne begge eksemplene.

Ferdigheter du må ha med i din CV

Arbeidsgivere ønsker at du tilbyr en egen oppsummering av dine personlige og faglige ferdigheter i et dedikert avsnitt.

Det er mye en assistent innen administrative arbeidsoppgaver skal kunne klare. Du må ha blant annet ha evne til å arbeide selvstendig, multitaske og være strukturert. Administrative assistenter skal kunne styre arbeidet sitt og følge tidsfrister.

Kunder eller klienter vil møte ofte akkurat deg som et bindeledd i bedriften, og derfor ønsker ledere at du også er serviceinnstilt.

Evnen til å identifisere problemer og finne løsninger raskt er avgjørende for administrative assistenter. Administrative assistenter må ha god skriftlig og muntlig kommunikasjonsevne for å samhandle effektivt med kolleger, klienter og kunder. Gjerne både på norsk og engelsk.

Administratorassistenter må ha en sterk sans for detaljer og ferdigheter til å identifisere problemer eller feil i papirarbeid, timeplaner og annet.

For ansettelse med administrativ assistent er det ofte nødvendig med digitale ferdigheter og kjennskap til flere programvarer.

Du har nok forstått det, du må ha med deg mange ferdigheter inn i jobben du skal utføre. Her er en liste over viktige ferdigheter CV-en din bør opplyse om:

Viktige faglige ferdigheter INNEN Administrative oppgaver:

• Microsoft Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
• Svært kyndig innen digital skriving
• Organisatorisk
• Tidshåndtering
• Kunnskap om kontorutstyr
• God på planlegging
• Håndtering av kalender
• Kompetanse om verktøy for prosjektstyring (Trello, Asana)
• Grunnleggende regnskapsprinsipper og bokføring
• Kundeservice

Viktige personlige ferdigheter INNEN Administrative oppgaver:

• Enestående kommunikasjonsevner
• Utmerkede problemløsningsevner
• Detaljorientert
• Nøyaktig
• Selvstendig
• Optimistisk
• Høy arbeidsmoral
• Tilpasningsevne
• Fleksibel
• Menneskekjenner
• Empatisk o

Avsnitt som øker kvaliteten på din CV

Enkelte avsnitt kan øke kvaliteten på din CV, og det kan være følgende avsnitt.

Sertifiseringer

Bruk denne delen til å fremheve din faglige utvikling og erfaringer hvis du har noen aktuelle sertifikater.

Priser og prestasjoner

Å legge til et avsnitt for priser og prestasjoner vil tillate deg å demonstrere prestasjonen oppnådd i tidligere jobber.

Frivillig arbeid

Hvis du har gjort en innsats innen frivillige organisasjoner eller andre humanitære formål, kan dette vise at du er forpliktet til å bli medlem av fellesskapet og forbedre CV-en din.

Språk, skriftlig og muntlig

For en administrativ assistent kan det være en stor fordel å kunne andre språk enn norsk.

Hvis du er tospråklig eller flerspråklig, kan du med fordel informerer om dine språkferdigheter for å vise at du kan kommunisere med mange personer på en god måte. Slik fører du det opp i den CV:

Rask oppsummering av stegene for skriving av CV:

• Implementer et rent, profesjonelt design.
• Start med en overbevisende overskrift som inneholder ditt navn og kontaktinformasjon.
• Lag en engasjerende oppsummering som fremhever verdifulle ferdigheter og prestasjoner.
• Beskriv din yrkeserfaring kronologisk, fremhev spesielle prestasjoner og ansvar.
• Legg til riktig utdanning og opplæring, samt sertifikater og prestasjoner.
• Før opp faglige ferdigheter som programvare og datakunnskap.
• Personlige ferdigheter som kommunikasjon, organisering og tidsstyring er avgjørende.
• Hvis det er relevant, opprett ekstra avsnitt som sertifikater, priser, frivillig arbeid, språkkunnskaper og faglige tilknytninger.
• Tilpass CV-en til stillingsbeskrivelsen og forretningskulturen.
• Der det er mulig, bruk sterke handlingsverb og kvantifiser suksesser.
• Før du sender inn, korrekturles grundig og få kommentarer fra en pålitelig kilde

Er det avgjørende å legge ved et følgebrev?

Et følgebrev er et viktig element siden arbeidet til en administrativ assistent krever en høy grad av profesjonalitet, kommunikasjonsevner og oppmerksomhet på detaljer, og følgebrevet lar deg vise frem disse ferdighetene.

Et velskrevet følgebrev vil vise din lidenskap for jobben, vise frem dine relevante ferdigheter og erfaringer, og gi innsikt i din personlighet og arbeidsstil. Det kan også hjelpe deg å skille deg ut fra mengden ved å fremheve dine unike kvalifikasjoner og bevise hvorfor du er den beste for jobben.

FAQ - Ofte stilte spørsmål

Hva gjør en administrativ assistent?

En administrativ assistent påtar seg flere roller i en organisasjon. De er blant annet ansvarlige for å tilrettelegge og planlegge viktige hendelser, vedlikeholde rapporter og arkivsystemer.

Dessuten må de være gode i muntlige og skriftlige kommunikasjonsevner da de skal kommunisere og jobbe med flere avdelinger i selskapet. En administrativ assistent bør også kjenne til viktige dataprogrammer eller lignende verktøy.

Hva anses som styrken til en administrativ assistent?

For administrative assistenter anses deres evner for kommunikasjon og tidsstyring som den største styrken.

De er nødt til å kommunisere med folk fra nesten alle avdelinger så vel som deres klienter, enten ved muntlig eller skriftlig kommunikasjon. En administrativ assistent er også ansvarlig for å administrere ordningene og tidsplanene for selskapet, og utøve sine lederegenskaper.